Tehniskais menedžments

Teritorijas plānošana

Organizējot jebkāda izmēra pasākumu, apmeklētāju un dalībnieku ērtībām, partneru apmierinātībai un programmas efektivitātes paaugstināšanai būtisks ir pārdomāts teritorijas plānojums.

Daži no jautājumiem, par kuriem ir jādomā:

  • Cik daudz, kādās vietās, ar kādu caurlaidību paredzēt ieejas un izejas teritorijā?
  • Kur un ar kādu ietilpību jāatrodas tualetēm, lai tās apmeklētājiem būtu ērtas un patīkamas, neveidotos rindas un veicinātu efektīvu apmeklētāju plūsmu, domājot par, piemēram, ēdināšanas, tirdzniecības, aktivitāšu vietām, ieejām un izejām?
  • Kur, kādā platībā novietot ēdināšanas vietas, cik un ar kādu kapacitāti tām jābūt? Kur notiks ēšana un kas parūpēsies par tīrību un kārtību?
  • Kādiem operatīvajiem dienestiem un kur jādežurē pasākumā?
  • Vai nepieciešami, kāda veida un ar kādu kapacitāti jāparedz informācijas punkti pasākumā?
  • Kādiem, kur un cik koordinatoriem jābūt teritorijā, lai asistētu apmeklētājiem, vai vajadzīgs 1, 2 vai nav nepieciešams zāles pārzinis vai zonu koordinatori?
  • Vai šī plānojuma realizēšanai nepieciešami saskaņojumi un atļaujas, piem., būvvaldē, piekritīgās pašvaldības izpilddirekcijā utt.?

Galu galā, kā par šo visu nepārmaksāt, daļu nepieciešamā iegūt bez maksas, bet no dažām pozīcijām pat nopelnīt? Iepazīstieties plašāk ar vietas plānošanas iespējām un uzziniet par sponsoru un nomnieku piesaisti.

 

Skatuves mendžments

2015.gada Roskildes festivālā grupa Blur atstāja skatuvi pēc 5 stundu uzstāšanās tikai tad, kad grupas solistu no skatuves nonesa.

Kādā pārpildītā koncertā Sapņu Fabrikā Rīgā apmeklētāji tika pakļauti nobradāšanas draudiem, kad pēc koncerta noslēgšanas, viesiem sākot pamest zāli, elki atkārtoti uzkāpa uz skatuves un vēlējās atsākt koncertu.

Skatuves menedžments nodrošina, lai pasākums sāktos laikā un noritētu pēc plāna. Skatuves menedžeris ar palīgiem, sadarbībā ar tehnisko vadītāju un aizskatuves menedžeri rūpējas par to, lai visi programmas dalībnieki īstajā brīdī būtu uz skatuves, tiem būtu viss nepieciešamais, risina visus ārkārtas un organizatoriskos jautājumus uz skatuves un tās tuvumā, kā arī nepieciešamības gadījumā nocels aizrāvušos mākslinieku no skatuves, kad pienācis laiks, vai drošības apsvērumu dēļ veiks operatīvas izmaiņas programmā.

Cienot viesus, dalībniekus un rūpējoties par drošību un tēlu, skatuves menedžments ir būtisks gan nelielām svinībām vai korporatīviem notikumiem, gan vairāku dienu festivāliem ar neskaitāmām skatuvēm.

 

Aizskatuves menedžments

Ir daudz lasīts un dzirdēts par slavenu mākslinieku untumiem, kad viņu telpas nācies pārkrāsot, iekārtot ar ekskluzīviem priekšmetiem, kā arī nodrošināt transportu, kāds pilsētā ikdienā nav pieejams. Māksliniekiem, citiem publiskiem cilvēkiem patīk vietas, kas nodrošina augstu servisu un prasībām atbilstošu izpildi. Visbiežāk tas nav nepamatots untums, bet nepieciešamība pēc enerģiju taupošas un iedvesmojošas rutīnas, īpaši gadījumos, kad tiek uzņemti mākslinieki, kas mājās nav bijuši gadu, ik dienu viesojoties citā valstī.

Gluži kā mikroviļņu krāsniņu ražotāji instrukcijās norāda, ka tajās nedrīkst ievietot mājdzīvniekus, jo kāds tā ir izdarījis, arī publiskiem viesiem nereti prasību apraksti ar gadiem kļūst arvien garāki, izslēdzot apstākļus, kas jau ir gadījušies vai var notikt.

Pieredzējis aizskatuves un viesmīlības menedžerim ballītēs un draugu pasēdēšanās vienmēr ir ko stāstīt par trakiem atgadījumiem un to, kā no nekurienes dažu minūšu laikā uzburts viss prasītais. Viņš pazīst visus, prot sarunāt jebko un atrast neatrodamo.

Aizskatuves menedžeris sadarbībā ar skatuves menedžeri nodrošina, lai programmas dalībnieki īstajā brīdī dotos pie publikas un lai, aizskatuvē atgriežoties, kāds vienmēr būtu priekšā sagaidīt.

 

Skatuves aprīkojums

Šī ir pasākuma nodrošinājuma un tāmes daļa, kas var izraisīt vislielāko apjukumu.

Kāpēc viens pasākums var notikt, izskatīties O.K. un apmeklētājiem ļaut visu dzirdēt un redzēt, un izmaksāt summu X, kamēr citā līdzīgā pasākumā nodrošinājums vizuāli izskatās nepievilcīgs un izmaksā 10x vairāk?!

Skatuves aprīkojuma noma ir ienesīgs bizness, kurš ne vienmēr iedziļinās specifiskās vajadzībās, vēloties nodrošināt pasākumus tieši ar sev piederošu aprīkojumu. Lai arī daudzas skatuves aprīkojuma kompānijas sadarbojas, lai spētu izpildīt specifiskus raiderus, viens no vērtīgākajiem cilvēkiem pasākumu rīkošanā ir tehniskais speciālists, kurš pārzina skatuves aprīkojuma klāstu un tirgu. Nereti instrumentus un iekārtas nākas vest ne tikai pa sauszemi, bet arī pa gaidu vai ar kuģi. Savukārt nelielākos notikumos ir būtiski zināt, kur atrast ekonomiski izdevīgāko risinājumu, kurš būs cenas un kvalitātes ziņā atbilstošākais.

Šādās reizēs ir būtiska speciālista vairāku gadu pieredze vietējā un starptautiskā tirgū, strādājot ar pavisam nelieliem notikumiem un augstākās klases mākslinieku turnejām. Arī šim speciālistam bieži vien nākas un izdodas atrast neiespējamo, piemēram, nocelt elektroenerģijas ģeneratoru no kravas kuģa, kurš tobrīd uz dažām dienām piestājis ostā, jo cita tāda tuvumā nav, vai no aizslēgta veikala iznomāt iekārtas, kas citkārt nemaz netiek iznomātas. Turklāt vai Jums ir nojausma, cik elektroenerģijas nepieciešams neliela runātāja vai DJ podesta, un cik – milzu skatuves ar specifiskiem ekrāniem un efektiem darbināšanai? Būtiski, kad katra kilovatstunda maksā.

 

Teritorijas aprīkojums un iekārtošana

Pēc veiksmīgas teritorijas plānošanas tikpat būtiska ir tās iekārtošana un dalībnieku koordinēšana. Daži aspekti, kas jāņem vērā, piemēram, āra pasākumiem:

  • Vai apmeklētājiem būs kur patverties, ja sāksies lietus? Cik % apmeklētājiem būs šāda iespēja?
  • Vai, ja teritorijā paredzēta ēdināšana, ēdināšanas teltis nodrošinās rīkotājs vai dalībnieki? Ja dalībnieki, kā izskatīsies, cik lielas būs, kā izvietosies to teltis?
  • Kā, pa kurieni un kad notiks visa nepieciešamā piegāde teritorijā pirms pasākuma un tā laikā?
  • Vai dalībnieki, uzstādot savu aprīkojumu, ir ņēmuši vērā drošības un ērtību prasības?
  • Vai dalībniekiem nevajadzēs ūdeni, elektroenerģiju, un kā tā tiks nodrošināta, kurš un kā par to maksās?
  • Kur atrast atbilstošākās labierīcības apmeklētājiem, kā tās novietot?
  • Kā padarīt infrastruktūras papildinājumus (žogi, kabeļi u.c.) drošus un maksimāli pievilcīgus apmeklētājiem un parūpēties, lai tie saglabājas uzstādītajā funkcionalitātē un izskatā līdz pasākuma beigām, kā arī tiek novākti pēc tam?
  • Cik daudz, kādus un kur novietot sēžamos, un kurš to paveiks?

Savukārt telpu pasākumos iespējams nepieciešama papildus pārvietojamā infrastruktūra, kā ēdiena pagatavošanas treileris, ģeneratori, biļešu kontroles punkts. Bet, izvietojot reklāmas materiālus, jāņem vērā drošības noteikumi attiecībā uz, piemēram, reklāmas baneru statīviem, dekorācijām u.c. Neatsverama būs teritorijas iekārtošanas speciālista pieredze un zināšanas, kā arī radošums par iekārtojuma unikalitāti, kas samērojama ar nepieciešamo risinājumu pieejamību un atbilstošām izmaksām.